Ein Mehrfamilienhaus kann auf dem Exposé solide aussehen: Miete, Kaufpreis und Rendite passen, die Wohnung ist vermietet, die Lage ist ordentlich. Dann kommt im zweiten Jahr die Heizung. Oder das Dach. Oder die Stränge im Bad. Der Deal war nicht zwingend falsch – aber die Rechnung war zu kurz.

Genau dafür gibt es einen CapEx-Plan. CapEx steht für Capital Expenditures, also größere, nicht regelmäßig anfallende Investitionen in Gebäude und technische Anlagen. Für Anleger ist das kein Buchhaltungswort, sondern eine Entscheidungshilfe: Welche Maßnahmen können in den nächsten Jahren eintreten, was kosten sie grob, und bleibt nach ihnen noch genug Liquidität und Kapitaldienstfähigkeit?

Dieser Artikel ersetzt keine technische Due Diligence, Energieberatung, Rechts- oder Steuerberatung. Er zeigt eine konservative Denklogik für die Ankaufprüfung. Unbekannte Werte sind dabei nicht null – sie bleiben unbekannt und werden als Risiko sichtbar gemacht.

Warum die Instandhaltungsrücklage allein nicht reicht

Viele Kalkulationen enthalten eine pauschale Instandhaltungsrücklage pro Quadratmeter oder einen Prozentsatz der Miete. Das ist als laufender Puffer sinnvoll. Es beantwortet aber nicht die eigentliche Ankauffrage: Wann trifft welches Bauteil mit welcher Größenordnung auf mein Konto?

Ein Dach, eine zentrale Heizung, Fenster oder Steigleitungen sind keine gleichmäßigen Monatskosten. Sie kommen gebündelt, häufig nach einem Eigentümerwechsel und selten zu einem günstigen Zeitpunkt. Wer diese Risiken in eine glatte Pauschale faltet, verwechselt zwei Ebenen:

• laufende Instandhaltung: kleinere Reparaturen, Wartung, Verschleiß und typische Schäden im Jahresverlauf;
• CapEx: größere Erneuerungen, Modernisierungen oder gebündelte Maßnahmen mit relevantem Liquiditätsbedarf.

Der Vermieter muss die Mietsache grundsätzlich in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten (§ 535 BGB). Erhaltungsmaßnahmen können zudem nach § 555a BGB gegenüber Mietern anzukündigen sein. Das sagt noch nicht, welche Maßnahme wirtschaftlich klug ist. Es macht aber klar: Aufschieben ist keine Strategie, wenn die Substanz oder Funktion betroffen ist.

CapEx zuerst in Bauteile zerlegen

Ein brauchbarer Plan beginnt nicht mit einem Prozentsatz, sondern mit einem Bauteilregister. Für jedes Bauteil reichen zunächst fünf Felder:

1. Zustand heute: dokumentiert, geschätzt oder unbekannt?
2. Baujahr beziehungsweise letzte Erneuerung: nicht das Baujahr des Hauses, sondern das des Bauteils.
3. Wahrscheinliches Zeitfenster: kurzfristig (0–2 Jahre), mittelfristig (3–7 Jahre) oder später.
4. Kostenspanne: niedrig, realistisch, Stressfall – jeweils inklusive Planung, Nebenarbeiten und Reserve.
5. Auswirkung: nur Liquidität oder zusätzlich Leerstand, Mietminderung, Bauablauf und Finanzierung?

Für ein typisches Mietshaus gehören mindestens Dach und Entwässerung, Fassade, Fenster, Heizung und Warmwasser, Elektroverteilung, Steigleitungen, Bäder, Treppenhaus, Kellerfeuchte sowie Außenanlagen auf diese Liste. Bei einer Eigentumswohnung kommen Teilungserklärung, Protokolle und Wirtschaftsplan hinzu; dort können Sonderumlagen das CapEx-Ereignis abbilden.

Wichtig: Eine geschätzte Restlaufzeit ist keine Zusage. Sie ist ein Prüfauftrag. Fehlt zum Beispiel ein Heizungsbaujahr, sollte der Deal Analyzer nicht mit „noch 15 Jahre“ rechnen, sondern die Annahme deutlich markieren und einen früheren Stresszeitpunkt zulassen.

Die Beispielrechnung: Ein guter Faktor, zu wenig Puffer

Angenommen, ein Anleger prüft ein kleines Mehrfamilienhaus mit 360 m² Wohnfläche. Die Jahresnettokaltmiete beträgt 43.200 Euro. Nach nicht umlagefähigen Kosten und laufender Rücklage bleiben vor Finanzierung 30.000 Euro pro Jahr. Der jährliche Kapitaldienst liegt bei 24.000 Euro. Auf den ersten Blick bleiben 6.000 Euro Überschuss.

Die Unterlagen zeigen jedoch: Die Zentralheizung ist alt, die Dachentwässerung nur teilweise dokumentiert und mehrere Fenster stammen offenbar aus unterschiedlichen Jahrzehnten. Der Anleger bildet drei Szenarien:

Maßnahme	Zeitraum	realistische Kostenspanne	zusätzlicher Effekt
Heizung/Wärmeerzeugung inkl. Nebenarbeiten	Jahr 2–4	45.000–75.000 €	Planung, möglicher Mieterschutz/Bauablauf
Dachentwässerung und punktuelle Dachreparatur	Jahr 1–3	12.000–25.000 €	Schadenrisiko bei Aufschub
Fenster in betroffenen Wohnungen	Jahr 3–6	20.000–40.000 €	Terminierung mit Mietern, mögliche Leerstandsfenster

Im realistischen Fall entstehen in fünf Jahren 92.000 Euro CapEx. Selbst wenn nur 60.000 Euro davon innerhalb der Periode fällig werden, reichen 6.000 Euro laufender Jahresüberschuss nicht. Die Frage lautet dann nicht, ob die Bruttorendite attraktiv ist. Sie lautet: Woher kommen Eigenkapital, Reserve oder tragfähige Nachfinanzierung, ohne den Deal zu destabilisieren?

Eine einfache Kennzahl hilft bei der Einordnung:

CapEx-Deckung = frei verfügbarer Cashflow der nächsten Jahre + vorhandene Liquiditätsreserve / erwarteter CapEx im selben Zeitraum

In der Praxis sollte der Zähler nur Mittel enthalten, die tatsächlich frei verfügbar sind. Eine bereits für Kaufnebenkosten, Steuern, private Ausgaben oder andere Objekte verplante Reserve gehört nicht hinein. Dasselbe gilt für eine Kreditlinie, deren Zusage, Preis oder Abrufbedingungen noch offen sind.

Die Formel ist bewusst kein Kreditrating. Sie zwingt nur dazu, zeitgleiches Risiko sichtbar zu machen. Liegt die Deckung deutlich unter 1, muss der Anleger den Preis, den Finanzierungsansatz, die Reserve oder den Maßnahmenplan ändern. Eine vage Annahme über spätere Mieterhöhungen ist kein Ersatz für Liquidität.

So wird aus einer Liste ein Entscheidungsmodell

Der CapEx-Plan gehört in drei Ansichten in die Ankaufrechnung:

1. Basisfall: Nur belegte Maßnahmen

Hier stehen nur Positionen, die durch Rechnungen, Wartungsprotokolle, Gutachten, Protokolle der WEG oder sichtbare Mängel gut belegt sind. Dieser Fall darf nicht optimistisch sein; er soll nachvollziehbar sein.

2. Realistischer Fall: Alter plus Zustand

Jetzt ergänzt du Bauteile, deren Alter oder Zustand ein plausibles Zeitfenster nahelegt. Rechne mit einer Kostenspanne und einem Reserveaufschlag für Nebenarbeiten. Baupreise ändern sich; Destatis veröffentlicht dazu laufende Indizes. Historische Kostenerfahrungen sollten deshalb nicht unkommentiert als heutige Angebotswerte verwendet werden.

3. Stressfall: Zwei Ereignisse fallen zusammen

Der Stressfall kombiniert nicht jedes denkbare Unglück. Er kombiniert zwei plausible, teure Ereignisse in einem engen Zeitraum – etwa Heizung und Dachentwässerung – plus einen temporären Mietausfall oder Bauverzug. Danach prüfst du mindestens:

• Reicht die Liquiditätsreserve noch aus?
• Bleibt der Kapitaldienst aus den laufenden Mieten tragbar?
• Braucht die Bank neue Sicherheiten oder Eigenkapital?
• Welche Maßnahme ist aufschiebbar, ohne Substanz und Vermietbarkeit zu gefährden?

Diese Logik ergänzt die Kapitaldienstfähigkeit mit DSCR: Ein DSCR kann heute ausreichend aussehen und trotzdem unvollständig sein, wenn der CapEx-Bedarf außerhalb der Jahresrechnung liegt. Ebenso gehört der Plan neben die Liquiditätsreserve im Immobilienportfolio, nicht an deren Stelle.

Checkliste für die technische Ankaufprüfung

Vor einer belastbaren Kaufentscheidung sollten Anleger diese Punkte abhaken:

• Bauunterlagen, Energieausweis, Wartungsnachweise und Rechnungen der letzten Jahre anfordern.
• Für Heizung, Dach, Leitungen, Elektro und Fenster jeweils Baujahr, Zustand und letzte größere Maßnahme erfassen.
• Wiederkehrende Schäden aus Mieterkommunikation, Exposé und Besichtigung notieren – Feuchteflecken, Provisorien und häufige Kleinreparaturen sind keine Nebensache.
• Bei WEG-Objekten: Beschlusssammlung, die letzten Protokolle, Stand der Erhaltungsrücklage und geplante Sonderumlagen prüfen.
• Mindestens ein technisches Risiko mit Fachleuten plausibilisieren, wenn es preisentscheidend ist.
• Kosten nicht nur als Angebotssumme erfassen: Planung, Gerüst, Wiederherstellung, Entsorgung, Bauzeit und Reserve gehören dazu.
• Zahlungszeitpunkte in die Liquiditätsplanung legen, statt den Gesamtbetrag nur über zehn Jahre zu mitteln.
• Basis-, realistischen und Stressfall getrennt rechnen und die Annahmen speichern.

Typische Fehler – und warum sie teuer werden

„Das wird aus der Rücklage bezahlt.“ Eine pauschale Rücklage kann mehrere Jahre kleine Maßnahmen abfedern. Sie finanziert nicht automatisch einen gebündelten technischen Eingriff. Der Zeitbezug fehlt.

Nur den Energieausweis lesen. Der Ausweis ist ein wichtiger Hinweis auf Energiebedarf und Anlagentechnik, aber kein Zustandsbericht für Dach, Leitungen oder Elektro. Er ersetzt keine Objektprüfung.

Förderung als sicheren Preisnachlass einplanen. Förderprogramme, technische Anforderungen, Antragstermine und Budgets ändern sich. KfW-Informationen sind eine Startquelle, aber kein Finanzierungsversprechen. Im Ankaufmodell sollte Förderung höchstens als klar markierte Upside-Variante erscheinen, nicht als Voraussetzung für Tragfähigkeit.

CapEx mit Modernisierungsrendite schönrechnen. Manche Maßnahmen können Vermietbarkeit, Betriebskosten oder Mietertrag beeinflussen. Ob und wann das rechtlich und praktisch gelingt, hängt vom Einzelfall ab. Erst die Belastung konservativ rechnen; Ertragspotenziale danach separat bewerten.

Unbekanntes mit null ersetzen. Fehlen Wartungsunterlagen oder Baujahre, ist die richtige Zahl nicht null Euro. Richtig ist ein Risikoflag, eine Bandbreite und gegebenenfalls ein Preisabschlag.

Produktbrücke: CapEx nicht im Notizfeld verlieren

Ein CapEx-Plan ist nur dann nützlich, wenn er neben Kaufpreis, Finanzierung und Miete sichtbar bleibt. Im Casably Deal Analyzer sollte jede größere Maßnahme als Zeitpunkt, Kostenspanne und Vertrauensgrad hinterlegt sein. Damit wird transparent, ob der Deal im Basisfall funktioniert – und ob er einen realistischen Stressfall übersteht.

Für Bestandsanleger gehört derselbe Plan in den Portfolio Manager: Nicht nur die Einzelimmobilie, sondern die zeitliche Ballung von Heizung, Dach und Anschlussfinanzierung entscheidet über die nötige Gruppenreserve. Wer Risiken zeitlich bündelt sieht, kauft nicht blind gegen die eigene Liquidität.

Quellen und Einordnung

• BGB § 535 – Inhalt und Hauptpflichten des Mietvertrags, Bundesministerium der Justiz / Gesetze im Internet.
• BGB § 555a – Erhaltungsmaßnahmen, Bundesministerium der Justiz / Gesetze im Internet.
• Baupreise und Immobilienpreisindex, Statistisches Bundesamt (Destatis).
• KfW-Förderprodukte für bestehende Immobilien, KfW. Förderbedingungen vor einer Entscheidung immer im aktuellen Programm prüfen.
• Energetische Gebäudesanierung, Umweltbundesamt.

Die Quellen ordnen Rechtsrahmen, Preisentwicklung und energetische Maßnahmen ein. Sie liefern keine objektspezifische Kostengarantie. Für einen Kaufentscheid zählen am Ende Unterlagen, Besichtigung, technische Einschätzung und eine Liquiditätsrechnung, die auch dann noch steht, wenn die nächste große Rechnung früher kommt als erhofft.